Oomi Oy:n Eettinen ilmoitusrekisteri

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli ilmoituksen tekijälle sekä valvovalle viranomaiselle siitä, miten ja miksi Oomi käsittelee ilmoituksen tekijöiden henkilötietoja. Ilmoituskanava perustuu ilmoittajansuojelulakiin, ilmoittajansuojeludirektiiviin ja Oomi yhtiöiden johdon yhtiöoikeudellisiin velvoitteisiin.

1. Rekisterinpitäjä

Oomi muodostuu seuraavista yhtiöistä:

Oomi Palvelut Oy
Y-tunnus: 1703296-5
Postiosoite: Teknobulevardi 7, 01530 Vantaa (Ei asiakaspalvelupistettä) 
Verkkosivut: www.oomi.fi  

Oomi Oy  
Y-tunnus: 3101315-4 
Postiosoite: Teknobulevardi 7, 01530 Vantaa (Ei asiakaspalvelupistettä) 
Verkkosivut: www.oomi.fi  

Oomi Solar Oy
Y-tunnus: 3384654-7
Postiosoite: Teknobulevardi 7, 01530 Vantaa (Ei asiakaspalvelupistettä) 
Verkkosivut: www.oomi.fi  

Oomi-konserniin kuuluvat yhtiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä Oomi Oy:n kanssa siltä osin, kuin ilmoituskanavassa käsitellään kyseisiä yhtiöitä koskevia ilmoituksia. Kaikki yhtiöt noudattavat tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tietosuojaperiaatteita.

2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot 

Rekisteristä vastaava 
Päivi Saarinen
paivi.saarinen@oomi.fi
 
Tietosuojavastaava 
Olli Turpeinen
tietosuojavastaava@oomi.fi

 
Tietosuojakyselyt 
Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi

3. Rekisterin nimi 

Oomin Eettisten ilmoitusten rekisteri (Ilmoitusrekisteri) 

Rekisterin rekisteröityjä ovat Oomi-konsernin työntekijät ja alihankkijat, jotka tekevät suoraan työtä mille tahansa Oomi-konsernin yhtiölle.

Rekisterinpitäjien vastuunjako

Oomi Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä tilanteissa, joissa 
•    ilmoittajan on Oomi Oy:n työntekijä, työntekijään rinnastuva henkilö, harjoittelija tai johtoelimeen kuuluva henkilö

Oomi Solar Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä tilanteissa, joissa
•    ilmoittaja on Oomi Solar Oy:n työntekijä, työntekijään rinnastuva henkilö, harjoittelija tai johtoelimeen kuuluva henkilö

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on laissa Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) (”Ilmoittajansuojelulaki”) tarkoitetun sekä muun toimintaamme koskevan lainsäädännön tai toimintaohjeidemme vastaisen menettelyn sekä väärinkäytösten havaitseminen, selvittäminen ja niihin puuttuminen ilmoituskanavan kautta tehtyjen ilmoitusten perusteella.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa ilmoituksen käsittelyn ja siitä johtuvien toimenpiteiden toteuttamiseksi siirtää ja käsitellä myös muissa Oomin henkilörekistereissä, ilmoittajasuojelun velvoitteet ja riittävät suojatoimet huomioiden. Esimerkiksi työoikeudellisten toimenpiteiden toteuttaminen voi edellyttää käsittelyä Oomi-konsernin yhtiön henkilöstörekisterissä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Oomin lakisääteiseen velvollisuuteen järjestää sisäinen ilmoituskanava ilmoituksia varten (ilmoittajansuojelulaki) ja johdon valvontavelvoitteisiin (osakeyhtiölaki). 

Tämän tietosuojaselosteen mukaisen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettujen ilmoitusten osalta lakisääteinen velvoite sekä muita asioita koskevien ilmoitusten osalta oikeutettu etumme varmistaa, että työntekijämme ja yhteistyökumppanimme toimivat toimintaohjeidemme ja toimintaamme koskevan lainsäädännön mukaisesti.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin rekisteröityjä ovat Oomin Eettiseen ilmoituskanavaan ilmoituksia tekevät, kohteena olevat sekä ilmoitetuista tapahtumista mahdollisesti tietävät henkilöt sekä lisäksi ilmoitusten käsittelyyn osallistuvat henkilöt.

Yllä mainittuja tarkoituksia varten voimme käsitellä seuraavia ilmoittajaan tai ilmoitukseen liittyviä tietoja: 

• Ilmoittajan nimi, asema/titteli, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite) sekä ilmoittajan antamat muut tiedot. Ilmoitus voidaan tehdä myös nimettömästi, jolloin kyseisiä henkilötietoja ei käsitellä;
• Ilmoituksen tiedot, kuten kohteen nimi ja tiedot epäillystä väärinkäytöksestä 
• Mahdolliset ilmoittajan itsensä antamat muut tiedot 
• Ilmoituksen paikkansapitävyyden selvittämisen ja tarpeellisten toimenpiteiden edellyttämät tiedot 
• Ilmoitusten tutkinnan yhteydessä koostettavat ja syntyvät tiedot 
• Ilmoitusta käsittelevistä henkilöistä tallennettavat välttämättömät tiedot, kuten lokitiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti  

• rekisteröidyltä itseltään, kun rekisteröity tekee ilmoituksen omalla nimellään sekä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä siihen liittyvien henkilöiden antaessa itseään koskevia henkilötietoja.
• muilta henkilöiltä kuin rekisteröidyltä itseltään, muun muassa ilmoituksen sisältäessä muiden henkilöiden kuin ilmoittajan henkilötietoja tai, kun henkilötietoja saadaan ilmoituksen käsittelyn aikana muulta henkilöltä kuin häneltä itseltään; 
• muista lähteistä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä, kuten yhtiön asiakirjamateriaaleista ja valvontakameratallenteista tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ilmoituskanavan teknisen alustan tarjoaa meille alihankkijamme Granite Partners Oy, jolla on palvelun teknisenä toteuttajana pääsy palvelussa käsittelemiimme henkilötietoihin ja toimii siten käsittelijänämme ilmoituskanavan tietojen osalta. Lisäksi muiden IT-järjestelmiemme toimittajilla ja järjestelmien ylläpitämiseen käyttämillämme palveluntarjoajilla ja heidän alihankkijoilla saattaa palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan olla pääsy ilmoituskanavassa käsiteltäviin henkilötietoihin. Edellytämme kaikilta alihankkijoiltamme, että he noudattavat toiminnassaan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoiden kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan meidän lukuumme ja antamiemme ohjeiden sekä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Ilmoitusten käsittely tapahtuu kokonaisuudessaan EU:n/ETA-alueen sisällä. Tietoja ei siirretä eikä käsitellä EU:n/ETA-alueen ulkopuolella.

9. Tietojen säilytysaika 

Ilmoituksiin liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti viisi (5) vuotta ilmoituksen vastaanottamisesta. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on välttämätöntä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamista tai oikeudellista menettelyä varten. Selvästi tarpeettomat tiedot poistetaan kuitenkin ilman aiheetonta viivästystä.   

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Käsittelemme henkilötietoja aina ehdottoman luottamuksellisina ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.  
 
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy ilmoituskanavassa käsiteltäviin henkilötietoihin Oomin myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Oomi huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.  

11. Rekisteröidyn oikeudet  

Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja saada kopio itseään koskevista tiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Näitä oikeuksia on mahdollista rajoittaa, jos tietojen antaminen vaikeuttaisi ilmoitusta koskevan asian tutkintaa tai olisi tarpeen ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos tarkastusoikeutta tai oikeutta saada pääsy tietoihin rajoitetaan, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää rajoituksen syyt, ellei tämä vaaranna tutkinnan toteuttamista.  

Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteessa: Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista 
 
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Oomi Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. 
 
Tutkinnallisista syistä johtuen, rekisteröidyllä ei ole yleensä oikeutta pyytää Oomia oikaisemaan rekisteröityä koskevia tietoja, vaikka rekisteröity katsoisi tiedot virheellisiksi tai epätäsmällisiksi. Oomi pyrkii selvittämään ilmoitettujen tietojen oikeellisuuden ja rekisteröidylle annetaan tarvittaessa mahdollisuus täydentää tietoja antamalla asiasta selvitystä.
 
Koska käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteen, rekisteröidyllä ei ole oikeutta rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä tai saada tietojaan siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.

Tiedon oikaisemiseen, poistamiseen tai käsittelyn rajoittamiseen liittyvä pyyntö tehdään osoitteessa Sähköinen tietopyyntölomake - Oomi

12. Valituksen tekeminen valvovalle tietosuojaviranomaiselle 

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvoo tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi. 

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasaiset tietosuojaselosteet löytyvät osoitteesta oomi.fi/tietosuojaselosteet. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, emme välttämättä ilmoita muutoksista rekisteröidyille henkilökohtaisesti. Kehotamme rekisteröityjä aika ajoin tarkastamaan tämän selosteen mahdollisten muutosten varalta.

11.10.2024